Polityka Prywatności

I.Tożsamość Administratora danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest PROIDEA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Zakopiańska 9, 30-418 Kraków, która jest operatorem serwisu internetowego służącego do promowania konferencji i działalności Administratora oraz podmiotem zarządzającym konferencją.

II.Dane kontaktowe

Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych możliwy jest poprzez:

1. 1)adres korespondencyjny: ul. Zakopiańska 9, 30-418 Kraków;
2. 2)adres e-mail: biuro@proidea.pl.

III.Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Cele przetwarzania Państwa danych osobowych uzależnione będą od charakteru relacji łączących Państwa z Administratorem. Zaznaczamy, że mogą Państwo jednocześnie pełnić jedną, kilka lub wszystkie z poniższych ról, co oznacza, że potencjalnie wszystkie poniższe informacje mogą dotyczyć Państwa.

1. Dane osobowe Klientów lub reprezentantów Klientów (osób zawierających z administratorem umowę na podstawie Regulaminu i dokonujących rejestracji Uczestnika na konferencję) będą przetwarzane w celu:

1. 1)umożliwienia zarejestrowania udziału Uczestnika w konferencji na zasadach określonych w Regulaminie, co stanowi wykonanie umowy, której treść wyznaczają postanowienia Regulaminu (art. 6 ust. 1 lit b RODO). Bez przetwarzania danych osobowych realizacja tego celu nie byłaby możliwa i ich podanie jest niezbędne do zarejestrowania udziału Uczestnika w konferencji.Na etapie rejestracji udziału w konferencji, podanie niektórych stosownie oznaczonych danych osobowych jest dobrowolne, a podstawą ich przetwarzania w celu umożliwienia Administratorowi pozyskiwania informacji na temat źródła zainteresowania konferencją w celu optymalizacji działań promocyjnych konferencji będzie zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit a RODO), wyrażana poprzez wyraźne działanie potwierdzające w postaci uzupełnienia danych oznaczonych jako dobrowolne;
2. 2)wykonywania obowiązków prawnych związanych z realizowaniem i rozliczeniem umowy (np. wystawianie i ewidencjonowanie faktur) - [art. 6 ust. 1 lit c RODO w zw. z ustawą o podatku od towarów i usług (w szczególności art. 112) oraz w zw. z ordynacją podatkową, w szczególności art. 86]. Z powszechnie obowiązujących przepisów wynika obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z wykonywaniem umowy również po zakończeniu jej obowiązywania, więc muszą mieć Państwo świadomość, że Państwa dane osobowe nie będą usuwane bezpośrednio po realizacji umowy;
3. 3)badania satysfakcji oraz polepszania jakości świadczonych usług, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci możliwości podnoszenia jakości świadczonych usług (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Chcemy aby nasze usługi spełniały oczekiwania naszych Klientów, dlatego od czasu do czasu możemy zapytać o Państwa opinię na temat naszych usług – jeżeli jednak zdecydują Państwo nie dzielić się z nami swoją opinią o naszych usługach, to możliwe jest sprzeciwienie się przetwarzaniu danych osobowych w tym celu;
4. 4)przesyłania przez Administratora informacji handlowych o usługach i działalności Administratora za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale tylko w przypadku wyrażenia zgody na przesyłanie informacji handlowych, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci promowania działalności Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Będą to wiadomości zawierające informacje, które pozwalać nam będą na budowanie pozytywnych relacji z naszymi Klientami i zachęcanie do współpracy z nami. Udzielenie zgody na taki kontakt jest całkowicie dobrowolne i zależy w pełni od Państwa decyzji;
5. 5)przekazania danych Partnerom na potrzeby przesyłania przez Partnerów informacji handlowych o usługach, działalności oraz ofertach pracy Partnerów za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale tylko w przypadku wyrażenia zgody na udostępnienie danych Partnerom w celu przesyłania informacji handlowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO). Będą to wiadomości zawierające informacje, które pozwalać będą Partnerom na budowanie pozytywnych relacji z naszymi Klientami i nawiązywanie współpracy z nimi. Udzielenie zgody na taki kontakt jest całkowicie dobrowolne i zależy w pełni od Państwa decyzji. Po przekazaniu danych, Partnerzy stają się odrębnymi administratorami danych osobowych, które przetwarzają we własnych celach;
6. 6)ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co stanowi realizację naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegającego na ochronie naszych racji w razie potencjalnego sporu na etapie sądowym lub przedsądowym. W tym celu możemy zachowywać między innymi informacje z prowadzonej korespondencji, informacje o zrealizowanych konferencjach oraz inne informacje, które uznamy za przydatne w razie potencjalnego sporu.

2. Dane osobowe Uczestników (osób uprawnionych do udziału w konferencji) będą przetwarzane w celu:

1. 1)obsługi uczestnictwa w konferencji, identyfikacji Uczestników oraz kontaktu z Uczestnikami, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegającego na organizacji konferencji w ramach bieżącej działalności operacyjnej Administratora. Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji tego celu.Jeżeli Uczestnik nie dokonuje rejestracji na konferencję osobiście, źródłem pozyskania jego danych osobowych będzie Klient. Będziemy przetwarzać dane osobowe Uczestnika w zakresie (1) imienia i nazwiska, (2) adresu e-mail, (3) numeru telefonu, (4) firmy/organizacji, (5) stanowiska, (6) wybranego rodzaju posiłku podczas konferencji (jeżeli dotyczy);
2. 2)utrwalenia wizerunku Uczestników na nagraniach i fotografiach na potrzeby wykorzystania ich na dla promocji i reklamy działalności Administratora w serwisach społecznościowych i stronach internetowych Administratora, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegającego promowaniu jego działalności;
3. 3)przesyłania przez Administratora informacji handlowych o usługach i działalności Administratora za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale tylko w przypadku wyrażenia zgody na przesyłanie informacji handlowych, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci promowania działalności Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Będą to wiadomości zawierające informacje, które pozwalać nam będą na budowanie pozytywnych relacji z Uczestnikami i zachęcanie do współpracy z nami. Udzielenie zgody na taki kontakt jest całkowicie dobrowolne i zależy w pełni od Państwa decyzji;
4. 4)przekazania danych Partnerom na potrzeby przesyłania przez Partnerów informacji handlowych o usługach i działalności Partnerów za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale tylko w przypadku wyrażenia zgody na udostępnienie danych Partnerom w celu przesyłania informacji handlowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO). Będą to wiadomości zawierające informacje, które pozwalać będą Partnerom na budowanie pozytywnych relacji z Uczestnikami oraz nawiązywanie współpracy z nimi. Udzielenie zgody na taki kontakt jest całkowicie dobrowolne i zależy w pełni od Państwa decyzji. Po przekazaniu danych, Partnerzy stają się odrębnymi administratorami danych osobowych, które przetwarzają we własnych celach.

3. Dane osobowe Prelegentów będą przetwarzane w celu:

1. 1)weryfikacji potencjału i predyspozycji do uczestnictwa w konferencji w charakterze Prelegenta, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) , polegającego na organizacji konferencji w ramach bieżącej działalności operacyjnej Administratora.

4. Dane osobowe użytkowników serwisu internetowego będą przetwarzane w celu:

1. 1)kontaktu w sprawach związanych z działalnością Administratora i udzielania odpowiedzi na pytania osób kontaktujących się z nami, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na możliwości prowadzenia komunikacji w sprawach związanych z działalnością Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO);
2. 2)prowadzenia analiz aktywności użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy wykorzystywanych funkcjonalności, o ile użytkownik wyrazi na to zgodę za pomocą narzędzia do zarządzania tzw. plikami cookies (art. 6 ust. 1 lit a RODO), a także prowadzenia działań marketingowych w oparciu o informacje z tzw. plików cookies, jeżeli użytkownik wyrazi na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit a RODO). Realizacja tych celów jest możliwa dzięki ciasteczkom (cookies), które możemy gromadzić na naszej stronie, ale tylko za zgodą wyrażaną poprzez dostosowanie wyboru za pomocą narzędzia do zarządzania ciasteczkami;
3. 3)zapewniania bezpieczeństwa sieci, w tym zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi do łączności elektronicznej i przeciwdziałania uszkodzeń systemów komputerowych, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na możliwości prowadzenia serwisu w sposób bezpieczny (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

IV.Kategorie odbiorców danych osobowych

Państwa dane osobowe będą ponadto przetwarzane przez następujące podmioty z którymi współpracujemy:

1. 1)podmiot obsługujący platformę umożliwiającą zarejestrowanie udziału w konferencji (Eventory), tj. Collective Path Inc., 3-20-1 Minami Azabu Minato-ku, Tokyo, Japan 106-0047;
2. 2)podmiot świadczący usługi hostingowe;
3. 3)podmioty świadczące obsługę prawną, obsługę księgową, obsługę podatkową oraz inne usługi doradcze, analityczne oraz marketingowe;
4. 4)podmioty świadczące usługi pocztowe lub kurierskie;
5. 5)bank i operatorzy płatności;
6. 6)inni uczestnicy konferencji, jeżeli będą Państwo wchodzić z nimi w określone interakcje.

Ponadto, jeżeli wyrażą Państwo jako Klient lub Uczestnik zgodę na przekazanie Państwa danych osobowych Partnerom na potrzeby przetwarzania Państwa danych osobowych w celu przesyłania przez Partnerów informacji marketingowych o usługach i działalności Partnerów za pośrednictwem poczty elektronicznej, odbiorcami Państwa danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska, adresu e-mail, organizacji i stanowiska będą Partnerzy. Lista Partnerów dostępna jest pod następującym adresem: https://omhconf.pl .

V.Okres przechowywania danych osobowych

Państwa dane osobowe przetwarzane w celu:

1. 1)umożliwienia zarejestrowania udziału Uczestnika w konferencji na zasadach określonych w Regulaminie, będą przetwarzane aż do momentu zrealizowania wszelkich świadczeń wynikających z umowy;
2. 2)wykonywania obowiązków prawnych związanych z realizowaniem i rozliczeniem umowy (np. wystawianie i ewidencjonowanie faktur), będą przetwarzane przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego;
3. 3)badania satysfakcji oraz polepszania jakości świadczonych usług, będą przetwarzane doraźnie, a następnie zgodnie z celem w postaci kontaktu w sprawach związanych z działalnością Administratora, chyba że wcześniej sprzeciwią się Państwo przetwarzaniu danych osobowych w tym celu;
4. 4)przesyłania przez Administratora informacji handlowych o usługach i działalności Administratora za pośrednictwem poczty elektronicznej, będą przetwarzane do momentu wycofania zgody lub wyrażenia sprzeciwu względem przetwarzania danych osobowych. Możemy również wcześniej podjąć decyzję o wcześniejszym zaprzestaniu przesyłania tego typu informacji, gdy uznamy, że tego typu komunikacja nie jest skuteczna. Możliwe jest również wcześniejsze wycofanie zgody na realizację tego celu przetwarzania, co skutkować będzie zaprzestaniem przetwarzania danych osobowych;
5. 5)przekazania danych Partnerom na potrzeby przesyłania przez Partnerów informacji handlowych o usługach, działalności oraz ofertach pracy Partnerów za pośrednictwem poczty elektronicznej, będą przetwarzane do momentu przekazania danych lub do momentu wycofania zgody, która jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem zgody. Możliwe jest również wcześniejsze wycofanie zgody na realizację tego celu przetwarzania, co skutkować będzie zaprzestaniem przetwarzania danych osobowych;
6. 6)ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, będą przetwarzane do momentu przedawnienia roszczeń lub do momentu przedawnienia możliwości nałożenia administracyjnej kary pieniężnej;
7. 7)obsługi uczestnictwa w konferencji, identyfikacji Uczestników oraz kontaktu z Uczestnikami, będą przetwarzane przez okres organizacji konferencji;
8. 8)utrwalenia wizerunku Uczestników na nagraniach i fotografiach, będą przetwarzane w celach długoterminowych uzależnionych od potrzeb biznesowych Administratora (co do zasady 2-3 lata), z możliwością wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania przez osobę, której dane dotyczą;
9. 9)weryfikacji potencjału i predyspozycji do uczestnictwa w konferencji w charakterze Prelegenta, będą przetwarzane do czasu podjęcia ostatecznej decyzji o utworzeniu listy prelegentów konferencji lub decyzji o nawiązaniu lub braku możliwości nawiązania współpracy z Prelegentem, z możliwością wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania przez osobę, której dane dotyczą;
10. 10)kontaktu w sprawach związanych z działalnością Administratora i udzielania odpowiedzi na pytania osób kontaktujących się z nami, będą przetwarzane przez okres pozwalający na zachowanie ciągłości korespondencji. Następnie te dane osobowe mogą być zarchiwizowane i przechowywane zgodnie z okresem retencji dla celu ustalenia, dochodzenia lub ochrony przed roszczeniami;
11. 11)prowadzenia analiz aktywności użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy wykorzystywanych funkcjonalności, a także prowadzenia działań marketingowych w oparciu o informacje z tzw. plików cookies, będą przetwarzane przez okres wskazany w narzędziu do zarządzania plikami cookies, co do zasady nie dłużej niż rok. Możliwe jest również wcześniejsze wycofanie zgody na realizację tego celu przetwarzania, co skutkować będzie zaprzestaniem przetwarzania danych osobowych;
12. 12)zapewniania bezpieczeństwa sieci, w tym zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi do łączności elektronicznej i przeciwdziałania uszkodzeń systemów komputerowych, będą przetwarzane w sposób doraźny, pozwalający nam zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa.

VI.Uprawnienia w związku z przetwarzaniem danych osobowych

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługuje Państwu prawo do:

1. 1)dostępu do treści swoich danych (art. 15 RODO)
2. 2)sprostowania danych (art. 16. RODO)
3. 3)usunięcia danych (art. 17 RODO)
4. 4)ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO)
5. 5)przenoszenia danych (art. 20 RODO)
6. 6)wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO)
7. 7)niepodlegania decyzjom podjętym w warunkach zautomatyzowanego przetwarzania danych, w tym profilowania (art. 22 RODO)

Każdorazowo gdy podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest zgoda, mogą ją Państwo wycofać w dowolnym momencie, co nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem zgody.

Skorzystanie z tych praw możliwe jest na zasadach określonych w RODO, po uprzednim kontakcie z Administratorem.

VII.Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (tzw. odbiorcy z państw trzecich) na zasadach określonych w rozdziale V RODO. Odbiorcą Państwa danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym może być w szczególności Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited, LinkedIn Ireland Unlimited Company, które mogą przetwarzać dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W związku z powyższym przekazanie Państwa danych osobowych do państwa trzeciego może odbywać się w oparciu o następujące mechanizmy prawne:

1. 1)decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych przez państwo trzecie – Administrator przekazuje dane osobowe do podmiotów mających siedzibę w Stanach Zjednoczonych, w których, zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej C 2023 4745 z dnia 10 lipca 2023 roku, zapewniony jest odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w odniesieniu do podmiotów wpisanych na listę Data Privacy Framework. Treść decyzji jest dostępna w Bazie aktów prawnych Unii Europejskiej pod adresem http://eur-lex.europa.eu;
2. 2)standardowe klauzule umowne - Administrator przekazuje dane osobowe do podmiotów spoza EOG, które zobowiązały się do stosowania standardowych klauzul umownych i zapewniają odpowiedni poziom zabezpieczenia otrzymywanych danych osobowych. Obecnie obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej w sprawie standardowych klauzul umownych tj. decyzja 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r. Treść decyzji jest dostępna w Bazie aktów prawnych Unii Europejskiej pod adresem http://eur-lex.europa.eu.

VIII.Prawo do wniesienia skargi

W przypadku uznania, że przetwarzanie Państwa danych jest bezprawne przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niemniej jednak informujemy, że szanujemy Państwa prywatność, więc rekomendujemy aby przed podjęciem takich działań nawiązać kontakt z nami – z pewnością znajdziemy rozwiązanie.

IX.Cookies

Na naszej stronie internetowej wykorzystujemy pliki cookies. Pliki cookies to małe fragmenty tekstu, które serwis internetowy wysyła do przeglądarki i które przeglądarka wysyła z powrotem przy następnych wizytach w serwisie internetowym. Pliki cookies zwykle nie pozwalają na bezpośrednią identyfikację użytkownika. Wyróżniamy trzy rodzaje plików cookies:

1. 1)Sesyjne – tymczasowo przechowywane w pamięci przeglądarki do momentu zamknięcia przeglądarki. Są to pliki niezbędne do poprawnego działania niektórych aplikacji i funkcjonalności;
2. 2)Stałe – ułatwiają korzystanie ze stron internetowych (zapamiętują preferencję użytkownika). Pozostają w pamięci przeglądarki przez dłuższy czas;
3. 3)Podmiotów zewnętrznych – pochodzą np. z serwerów reklamowych lub serwerów dostawców usług współpracujących z właścicielem strony internetowej. Zwykle pozwalają na dostosowanie reklamy do użytkownika oraz pozwalają ocenić skuteczność reklam.

Jeżeli powyższa informacja Państwa zainteresowała i chcą Państwo poznać szczegółowe zasady działania plików cookies, zachęcamy do lektury informacji o plikach cookies na Wikipedii. Informacje o plikach cookies znajdą Państwo również na stronie wszystkoociasteczkach.pl. Zachęcamy również do kontaktu w tej sprawie za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Zakres i cele wykorzystywanych przez nas plików cookies uzależniony jest od Państwa zgody, która wyrażana jest poprzez narzędzie do zarządzania plikami cookies (art. 6 ust. 1 lit a RODO). Przedmiotową zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem zgody.

X.Google Analytics

Serwis wykorzystuje narzędzie Google Analytics, usługę analizowania sieci oferowaną przez Google Ireland Limited ("Google"). Narzędzie Google Analytics wykorzystuje cookie przechowywane na komputerze i pozwalające na korzystanie z serwisu. Informacje o sposobie korzystania przez użytkownika z serwisu oraz dane demograficzne, geolokalizacyjne i informacje o zainteresowaniach są standardowo przesyłane na serwer Google w Stanach Zjednoczonych i tam zapisywane. Serwis wykorzystuje anonimizację IP. Oznacza to, że adres IP zostanie z wyprzedzeniem skrócony przez Google w krajach członkowskich Unii Europejskiej lub w innych krajach spoza Unii Europejskiej, które są sygnatariuszami Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym. Pełen adres IP, przed skróceniem, będzie przesyłany do serwera Google w Stanach Zjednoczonych jedynie w wyjątkowych przypadkach. Google używa przesłanych informacji aby analizować na rzecz Administratora sposób użytkowania serwisu, aby tworzyć raporty o aktywności w serwisie oraz aby zapewniać inne usługi na rzecz Administratora, związane z użytkowaniem serwisu oraz Internetu. Zidentyfikowany przez Google Analytics adres IP nie będzie łączony z innymi danymi zbieranymi przez Google.

XI.Remarketing

Serwis może korzystać za zgodą użytkownika z narzędzi remarketingowych, by móc kierować do użytkowników reklamy w serwisie Facebook (Facebook Pixel), LinkedIn Ads i Google (Sieć Reklamowa Google).

XII.Web beacons

Obok cookies serwis może również gromadzić dane zwyczajowo zbierane przez administratorów systemów internetowych w ramach tzw. logów lub plików dziennika. Informacje zawarte w logach mogą obejmować m.in. adres IP, rodzaj platformy i przeglądarki internetowej, dostawcę Internetu oraz adres strony, z której użytkownik wszedł do serwisu. Niektóre podstrony w ramach serwisu mogą zawierać tzw. web beacons. Web beacons pozwalają na otrzymanie informacji takich jak np. adres IP komputera, na który załadowana została strona, na której web beacon został zamieszczony, adres URL strony, czas załadowania strony, rodzaj przeglądarki, jak również informacje zawarte w cookies, w celu oceny efektywności naszych reklam.

XIII.Adres IP

Administrator zastrzega sobie możliwość gromadzenia adresów IP odwiedzających serwis, które mogą̨ być pomocne przy diagnozowaniu problemów technicznych z serwerem, tworzeniu analiz statystycznych (np. określeniu z jakich regionów notujemy najwięcej odwiedzin). Ponadto, mogą̨ być przydatne przy administrowaniu i udoskonalaniu Serwisu. Adresy IP gromadzone są w sposób anonimowy, co oznacza, że nie są kojarzone z jakimikolwiek danymi użytkowników.